Kişisel Veri Envanteri
Hangi sistemde hangi kişisel verinin tutulduğunu, kimin eriştiğini ve ne kadar saklandığını çıkarır, güncel tutulacak bir envanter kurarız.
Veri Koruma Uyumu
Kişisel veriyi sorumlulukla yönetin.
KVKK uyumu, tek seferlik bir aydınlatma metni yazmaktan ibaret değildir. Hangi kişisel veriyi neden topladığınızı, nerede sakladığınızı ve kiminle paylaştığınızı bilmeden hazırlanan belgeler, denetimde ve olası bir ihlalde işe yaramaz. Veri envanterinden ihlal prosedürüne kadar süreci baştan kurarız.
Neden Önemli?
Aydınlatma metni, uyumun sonucu değil başlangıcıdır.
Birçok kurum KVKK'ya, internetten indirilmiş bir aydınlatma metnini web sitesine ekleyerek "uyumlu" olduğunu düşünür. Oysa denetimde ya da bir veri ihlalinde sorulan asıl soru şudur: hangi kişisel veriyi, hangi hukuki sebeple, ne kadar süre saklıyorsunuz ve kiminle paylaşıyorsunuz? Bu sorulara cevabınız yoksa, elinizdeki metin yalnızca kağıt üzerinde durur.
Veluva'da KVKK danışmanlığına veri envanteri çıkararak başlarız: hangi sistemde hangi kişisel veri var, kim erişiyor, ne kadar tutuluyor. Bu envanter üzerine aydınlatma metni, açık rıza süreçleri, veri işleyen sözleşmeleri ve ihlal prosedürünü kurar, VERBİS kaydınızı gerçek verinizi yansıtacak şekilde tamamlarız.
-
Veriden başlarız
Önce hangi veriyi işlediğinizi çıkarır, sonra dokümanı yazarız.
-
Şablon değil, size özel
Aydınlatma metni ve prosedürler sektörünüze ve sürecinize göre yazılır.
-
İhlal anında hazır olun
72 saatlik bildirim süresini karşılayacak bir prosedür önceden kurulur.
Kapsam
Envanterden ihlal prosedürüne.
KVKK uyumunun her aşamasını, tek tek ya da uçtan uca bir program olarak yürütebiliriz.
Aydınlatma Metni ve Rıza
Web sitesi, çalışan, tedarikçi ve müşteri süreçleriniz için gerçek veri işleme faaliyetinizi yansıtan aydınlatma ve açık rıza metinleri yazarız.
VERBİS Kaydı
Veri sorumlusu sicilindeki kaydınızı gerçek veri işleme faaliyetlerinize göre hazırlar veya güncel envanterle yeniden düzenleriz.
Veri İşleyen Sözleşmeleri
Bulut, muhasebe, pazarlama gibi dış hizmet sağlayıcılarınızla imzalanacak veri işleyen sözleşmelerini hazırlar veya gözden geçiririz.
İhlal Prosedürü
Bir veri ihlali yaşandığında kimin ne yapacağını, Kurul'a 72 saat içinde nasıl bildirim yapılacağını önceden tanımlanmış bir prosedürle netleştiririz.
Denetim Öncesi Hazırlık
Kurul denetimi ya da müşteri/tedarikçi uyum sorgusu öncesinde dokümantasyonunuzu ve süreçlerinizi denetime hazır hale getiririz.
Ne Zaman İhtiyaç Duyarsınız?
KVKK danışmanlığı için tipik işaretler.
Aşağıdaki durumlardan biri size tanıdık geliyorsa, mevcut uyum yapınızı gözden geçirmenin zamanı gelmiş olabilir.
- Aydınlatma metniniz internetten kopyalandı, kimsenin okumadığı bir dosya.
- Hangi sistemde hangi kişisel verinin olduğunu net bilmiyorsunuz.
- VERBİS kaydınız yok ya da yıllardır güncellenmedi.
- Müşteri veya iş ortağı sizden KVKK uyum belgesi istedi.
- Bir veri ihlali yaşarsanız kimin ne yapacağı belirsiz.
- Dış hizmet sağlayıcılarınızla veri işleyen sözleşmesi imzalamadınız.
Nasıl Çalışıyoruz
Dört adımda kalıcı uyum.
Süreç, kurumunuzun gerçek veri işleme faaliyetini anlamakla başlar, sürdürülebilir bir yapıyla biter.
01
Veri Envanteri
Süreç sahipleriyle görüşülerek gerçek veri akışı çıkarılır.
02
Boşluk Analizi
Mevcut durum KVKK yükümlülükleriyle karşılaştırılır.
03
Dokümantasyon
Aydınlatma metni, prosedür ve sözleşmeler hazırlanır.
04
Güncel Tutma
Süreç değiştikçe dokümanlar periyodik olarak güncellenir.
Referans Aldığımız Çerçeveler
Mevzuata dayalı, güncel yaklaşım.
KVKK Kurulu'nun güncel kararlarını ve uluslararası veri koruma pratiklerini takip ederek çalışırız.
- KVKK (6698 Sayılı Kanun)
- KVKK Kurulu Kararları
- VERBİS
- GDPR (referans pratik)
- ISO 27701
Sık Sorulanlar
Merak edilenler
Küçük bir işletmeyiz, VERBİS'e kayıt olmamız gerekiyor mu?
Yıllık çalışan sayınıza, mali bilançonuza ve ana faaliyet konunuza göre değişir; bazı küçük işletmeler istisna kapsamında olabilir. Durumunuzu birlikte değerlendirip doğru yükümlülüğü netleştiririz.
Aydınlatma metnini internetten indirip kullanabilir miyiz?
Kullanabilirsiniz ama gerçek veri işleme faaliyetinizi yansıtmıyorsa denetimde ya da ihlalde koruma sağlamaz. Metin, sizin gerçek verilerinize, sürelerinize ve paylaşım noktalarınıza göre yazılmalıdır.
Ne kadar sürede uyumlu hale geliriz?
Kurumunuzun büyüklüğüne ve mevcut olgunluğuna göre değişir; küçük bir yapı birkaç haftada, çok sistemli bir kurum birkaç ayda tamamlanabilir. Envanter sonrası net bir takvim veririz.
Bir veri ihlali yaşarsak ne olur, siz de yanımızda olur musunuz?
Evet. Önceden kurulan ihlal prosedürü sayesinde ilk 72 saatte atılması gereken adımlar bellidir; talep ederseniz bildirim ve iletişim sürecinde de yanınızda oluruz.
Sadece hukuki metin mi yazıyorsunuz, teknik tarafı da kapsıyor musunuz?
İkisini birlikte ele alırız. Aydınlatma metni kadar, verinin nerede tutulduğu, kimin eriştiği ve nasıl korunduğu da envanterin ve önerilerin parçasıdır.
Denetime girersek ne yapmamız gerekiyor?
Kurulacak dokümantasyon ve süreçler zaten denetime hazır şekilde tasarlanır. Denetim öncesi ek bir hazırlık gerekirse dokümanları ve olası soruları birlikte gözden geçiririz.
İlgili Hizmetler
Uyumu güçlendiren diğer alanlar
Sonraki Adım
KVKK uyumunuzu birlikte kuralım.
Kısa bir keşif görüşmesiyle mevcut veri işleme sürecinizi değerlendirip somut adımları netleştirelim.