KVKK uyumluluğu sürecinde şirketlerin karşılaştığı somut ve resmi adımlardan biri, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) kayıttır. Birçok şirket, bu kaydın kendileri için gerekli olup olmadığından emin olamıyor ya da zorunluluğu fark ettiğinde sürecin karmaşık olduğunu düşünüyor.
Bu yazıda, VERBİS’in ne olduğunu ve hangi şirketlerin bu sisteme kayıt olması gerektiğini ele alıyoruz.
VERBİS Nedir?
VERBİS, kişisel veri işleyen veri sorumlularının, veri işleme faaliyetlerine ilişkin temel bilgileri (hangi veri kategorilerini işledikleri, hangi amaçla işledikleri, ne kadar süre sakladıkları gibi) kayıt altına aldıkları resmi bir sicil sistemidir. Bu kayıt, şeffaflığı artırmayı ve denetimi kolaylaştırmayı amaçlar.
Kimler Kayıt Olmak Zorunda?
VERBİS’e kayıt zorunluluğu, genel olarak yıllık çalışan sayısı veya yıllık mali bilanço büyüklüğü gibi kriterlere göre belirlenir; belirli eşiklerin üzerindeki şirketler kayıt olmakla yükümlüdür. Ayrıca büyüklüğünden bağımsız olarak, ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan bazı veri sorumluları da kayıt kapsamına girebilir. Bu eşikler zaman zaman güncellenebildiği için, güncel kriterlerin kontrol edilmesi önerilir.
VERBİS’e kayıt için gereken veri envanterinin nasıl çıkarılacağını, KVKK uyumluluğu için şirketlerin atması gereken adımlar yazımızda ele almıştık; bu envanter, VERBİS kaydının temelini oluşturan bilgiyi sağlar.
Kayıtta Neler Bildirilmeli?
VERBİS kaydında; veri sorumlusunun kimlik bilgileri, işlenen veri kategorileri, işleme amaçları, verilerin aktarıldığı alıcı grupları, yurt dışına aktarım yapılıp yapılmadığı ve alınan teknik/idari güvenlik önlemleri gibi bilgiler yer alır. Bu bilgilerin doğru ve güncel tutulması, yalnızca kayıt anında değil, sürekli bir yükümlülüktür.
Kayıt Yapılmamasının Sonuçları
Kayıt yükümlülüğü bulunmasına rağmen VERBİS’e kayıt olmamak, idari para cezalarına yol açabilen bir uyumsuzluktur. Bu nedenle şirketlerin öncelikle kendi kayıt yükümlülüğü olup olmadığını netleştirmesi ve gerekiyorsa süreci vakit kaybetmeden başlatması önerilir.
Sonuç
VERBİS kaydı, KVKK uyumluluğunun somut ve resmi bir adımıdır. Şirketlerin öncelikle kendi büyüklük ve faaliyet kriterlerine göre kayıt yükümlülüğü olup olmadığını netleştirmesi, ardından doğru ve güncel bir veri envanteriyle bu süreci tamamlaması gerekir.
📩 VERBİS Kayıt Sürecinizi Birlikte Değerlendirelim
Şirketinizin VERBİS kayıt yükümlülüğünü ve sürecini değerlendirmek isterseniz, ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.
Bu yazı, sahada tekrar karşılaştığımız gözlemler üzerine Veluva ekibi tarafından hazırlanmıştır. Kendi altyapınıza özel bir değerlendirme istiyorsanız bizimle iletişime geçebilirsiniz.
